Pengertian Microsoft Excel

Pengertian Microsoft Excel adalah sangat penting untuk kita ketahui. Mengetahui definisinya adalah langkah awal kita dalam mempelajari Microsoft Excel.

Jadi, Microsoft Excel itu adalah salah satu aplikasi dari Microsoft Office yang dirancang untuk mengolah angka/data dan menyajikannya dalam bentuk tabel ataupun grafik.

Microsoft Excel ini berjalan di bawah sistem operasi Windows. Selain Microsoft Word, aplikasi Microsoft Excel ini juga termasuk salah satu aplikasi yang sering digunakan dalam berbagai bidang, khususnya untuk bidang yang membutuhkan perhitungan matematika yang kompleks.

Microsoft Excel ini memiliki banyak keunggulan. Jika kita ingin membuat laporan keuangan yang membutuhkan perhitungan matematika, maka Microsoft Excel dapat dijadikan solusi dalam mengatasi permasalahan tersebut. Hal ini dikarenakan Microsoft Excel menyediakan banyak sekali rumus-rumus matematika yang bisa menyelesaikan perhitungan yang kompleks.

Rumus-rumus Microsoft Excel tersebut antara lain yaitu rumus SUM untuk menghitung total nilai, rumus AVERAGE untuk menghitung rata-rata, rumus MAX untuk menghitung nilai tertinggi, rumus MIN untuk menghitung Nilai terendah, rumus Count untuk menghitung banyak Item, dan sebagainya.

Rumus-rumus Microsoft Excel ini memiliki banyak keunggulan, salah satunya yaitu bisa digunakan secara otomatis, misalkan kita ingin membuat laporan penjualan barang, dan dalam laporan penjualan tersebut berisi total penjualan penjualan barang setiap harinya.

Jika kita tulis laporannya di buku secara manual, tentu saja kita harus memasukan rumus berulang kali karena total penjualannya ada banyak. Namun, dengan aplikasi Microsoft Excel, kita tidak perlu melakukan hal itu. Karena, program Microsoft Excel memberikan kita kemudahan dalam menggunakan rumus.

Jadi, kita tidak perlu membuat rumusnya berulang kali, kita cukup membuat rumus satu kali, lalu kita drag di kolom atau baris yang kita inginkan. Setelah kita selesai mendrag atau menariknya. Maka, secara otomatis total penjualan akan terhitung sesuai dengan kolom dan baris yang bersesuian.

Microsoft Excel juga memiliki keunggulan yang lain yaitu dapat menyelesaikan pekerjaan kita secara efektif dan efesien, terutama disaat kita melakukan kesalahan dalam memasukkan data. Misalkan kita sudah selesai membuat sebuah laporan penjualan dengan menggunakan rumus SUM untuk menghitung total penjualan.

Namun, setelah kita periksa, ternyata ada data angka yang harus kita ganti. Misalkan data itu adalah harga dari sebuah barang maka kita tidak perlu khawatir untuk mengatasinya. Jadi, cara mengatasinya cukup dengan mengganti data yang ingin kita ganti. Kita tidak perlu mengulangi rumus yang sudah kita gunakan. Ketika kita selesai menggantinya, maka total penjualan akan berubah secara otomatis.

Selain itu, Microsoft Excel juga memiliki fitur yang cukup canggih. Fitur tersebut yaitu Ascending dan Descending. Dengan fitur ini, kita bisa mengurutkan data secara otomatis. Cara pengurutannya bisa dilakukan berdasarkan abjad dan bisa juga berdasarkan angka. Dalam hal ini, pengurutan pada microsoft excel dibedakan menjadi 2 antara lain yaitu :

1.      Ascending atau pengurutan mulai data yang terkecil sampai terbesar.

2.      Descending atau pengurutan dari yang besar ke yang kecil.

A.    Kegunaan Microsoft Excel

Aplikasi Microsoft Excel memiliki banyak sekali kegunaan. Kali ini penjelasan tentang kegunaan Microsoft Excel saya bagi dalam berbagai bidang. Adapun kegunaannya yaitu sebagai berikut :

1. Bidang Akuntansi

Program Microsoft Excel banyak sekali digunakan oleh para akuntan dalam membuat laporan keuangan. Contoh dari penggunaan program microsoft excel dalam bidang akuntansi adalah menghitung jumlah rugi/laba suatu perusahaan, mencari besarnya keuntungan selama satu tahun, menghitung gaji karyawan, dan sebagainya.

2. Bidang Pendidikan

Aplikasi Microsoft Excel juga sering digunakan di bidang pendidikan, antara lain yaitu membuat laporan nilai siswa, membuat laporan keuangan sekolah, membuat laporan data guru, membuat laporan data siswa dan lain-lain.

Dalam Microsoft Excel terdapat rumus IF, rumus ini sangat bermanfaat sekali dalam membuat laporan nilai siswa, dengan rumus IF guru dapat dengan mudah mengetahui siswa yang harus melakukan remedial dan siswa yang telah lulus standar kompetensi.

3. Bidang Administrasi

Microsoft Excel juga bermanfaat di bidang administrasi, misalnya dalam pendataan karyawan. Dengan menggunakan fitur ascending dan Descending, kita dapat membuat sebuah tabel yang berisi daftar karyawan secara terurut.

B.     Langkah-langkah Memulai Microsoft Excel

Untuk memulai atau membuka program Microsoft Excel caranya sangat mudah sekali, adapun langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut :

1.      Klik Tombol Start (Lambang Windows)

2.      Klik All Program

3.      Klik Microsoft Office

4.      4. Klik Microsoft Excel

Pengolahan data pada Microsoft Excel dilakukan pada lembar kerja Excel yang disebut dengan Worksheet. Dengan kata lain, Worksheet ini berfungsi sebagai lembaran tempat kita mengetik dan juga mengolah data.

Dalam 1 file Microsoft Excel bisa terdapat beberapa worksheet. 

Jadi, worksheet atau lembar kerja excel tersebut bisa ditambah. Untuk membedakan antara satu worksheet dan worksheet yang lainnya bisa dilakukan dengan mengubah namanya. Kemudian, untuk mengaktifkan lembar kerja yang kita inginkan, kita bisa bisa mengklik worksheet yang kita inginkan.

Selain worksheet, ada banyak istilah-istilah pada Microsoft Excel yang perlu kita ketahui. Pada kesempatan kali ini, saya akan coba menjelaskan istilah-istilah yang ada pada Microsoft Excel. Adapun istilah-istilahnya yaitu sebagai berikut :

Title Bar                 : Baris yang berisi judul program

Menu Bar              : Baris yang berisi Menu Prog ram

Toolbar                  : Ares yang terdiri dari icon-icon (gambar) yang mewakili satu perintah

Pointer                   : Penunjuk sel

Scroll Bar               : fitur yang berfungsi untuk menggulung lembar kerja

Formula Bar           : Tempat untuk menampilkan rumus atau formula
Worksheet             : Bagian dari workbook, terdiri dari 256 kolom dan 65536
Sel                         : Pertemuan kolom dan baris

Nama-nama Toolbar Standar

New Work Book      :  Membuat lembar kerja baru

File Open                 :  Membuka file yang pernah disimpan
File Save                  :  Menyimpan file ke media penyimpanan
File Print                  :  Mencetak laporan ke kertas
Print Preview           :  Mencetak laporan ke kertas
Cut                           :  Memindahkan area yang diblok
Copy                        :  Menduplikasi data
Paste                         :  Menampilkan kembali data yang dicopy atau dicut
Format Painter         :  Mengcopy format suatu text dengan cepat
Undo                        :  Membatalkan perintah terakhir
Redo                        :  Mengulang kembali perintah yang dibatalkan
AutoSum                  :  Penjumlahan otomatis
Function Wizard      :  Menghitung dengan menggunakan fungsi
Sort Ascending        :  Mengurutkan data dari kecil ke besar

Data adalah bahan-bahan yang akan diproses hingga menghasilkan suatu informasi. Bentuk data dalam Excel terbagi atas :

1. Data Numerik

Tipe data ini digunakan untuk memasukkan data dalam bentuk angka. Dengan adanya tipe data numerik ini, kita dapat melakukan operasi matematika seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Tipe data ini sangat sering digunakan orang dalam membuat laporan keuangan.

2. Data String

Tipe data ini digunakan untuk memasukkan data berbentuk huruf, simbol, gabungan huruf dengan angka, atau semuanya angka yang dimulai dengan tanda prefix(‘), tapi tidak dapat dilakukan proses matematika.

3. Data Tanggal

Tipe data ini digunakan untuk memasukkan data berbentuk tanggal. Tipe data ini biasanya digunakan untuk membuat laporan yang menggunakan tanggal, seperti laporan data stok barang. Tipe data ini akan memudahkan kita dalam mengakses barang yang habis terjual dalam beberapa hari. Tipe data ini terdiri dari tanggal, bulan dan tahun.

4. Data Waktu

Tipe data ini digunakan untuk memasukkan data berbentuk waktu. Tipe data ini biasanya digunakan oleh jasa angkutan untuk membuat jadwal keberangkatan. Tipe data ini terdiri dari jam, menit dan detik.

5. Data Rumus

Tipe data ini digunakan untuk memasukkan rumus yang dimulai dengan tanda “=” Pada dasarnya ada banyak sekali rumus yang digunakan untuk tipe data ini, seperti rumus SUM untuk menghitung jumlah, AVERAGE untuk menghitung rata-rata, Count untuk menghitung banyak item, MAX untuk menghitung nilai tertinggi, MIN untuk menghitung nilai terendah dan lain-lain.